عندما تقدم خدمة أو منتجًا للمستهلك ، يكون لديك الحق القانوني والأخلاقي في أن يتم الدفع لك وفقًا للشروط التعاقدية. يمكن لحسابات المستهلكين التي لم يتم دفعها ضمن شروط الدفع الخاصة بك أن تقيد التدفق النقدي ونمو الأعمال التجارية وفي بعض الحالات ، القدرة على مواصلة تشغيل عملك.
يوضح تقرير مجموعات المستهلكين التالي 11 إرشادات يمكنك اتباعها لزيادة كمية مجموعات المستهلكين الداخلية التي يجمعها عملك.
1] لديك سياسة ائتمانية محددة وسياسة تحصيل المستهلك
أحد الأسباب الرئيسية للمستحقات المتأخرة هو أن الشركة لم تحدد لعملائها من المستهلكين وموظفيها متى يتعين دفع الحسابات. إذا لم يتم تعليم العملاء من المستهلكين أنه يجب دفع الحسابات في الوقت المحدد ، فمن المحتمل أن يدفعوا متأخرًا أو لا يدفعون على الإطلاق في بعض الأحيان. تأكد من أن شروط الدفع الخاصة بشركتك مذكورة بوضوح كتابيًا لكل عميل مستهلك.
2] الفاتورة على الفور وإرسال الكشوف بانتظام
إذا لم يكن لديك نظام فواتير وفوترة منتظم ، فاحصل على أحدهما. في كثير من الأحيان ، لم يدفع حساب المستهلك لمجرد أنه لم يتم إرسال فاتورة له أو تذكيره بالدفع في الوقت المناسب. يحدث هذا الموقف عادةً في الشركات الأصغر أو الأحدث حيث يوجد نقص في الموظفين للفواتير والفواتير.
3] استخدم "خدمة العنوان المطلوبة"
واحدة من أصعب مشاكل التحصيل هي تعقب عميل المستهلك الذي "تخطى". يجب أن تكون جميع الشركات على دراية بالخدمة الخاصة التي يقدمها مكتب البريد. يجب أن يكون أي بيان أو مراسلة مرسلة من مكتب عمل أو مهني عبارة عن عبارة "تم طلب خدمة العنوان" مطبوعة أو مختومة على الظرف ، أسفل عنوان المرسل مباشرةً في الزاوية اليسرى العلوية. إذا تم إرسال بيان أو فاتورة إلى العميل الذي انتقل دون إخبارك بعنوانه الجديد ، وظهرت الكلمات "طلب خدمة العنوان" على الظرف ، فسيقوم مكتب البريد بالبحث في هذه المعلومات وإعادة المغلف إليك باللون الأصفر ملصق يعطي العنوان الجديد أو معلومات محدثة أخرى. إذا قدم العميل "أمر إعادة توجيه" مع مكتب البريد ، فيجب على مكتب البريد إعادة توجيه المغلف إلى العميل وإعطائك نموذج رقم 3547 بالعنوان الجديد وتحصيل رسوم منك تقريبًا. 50 سنتا. سيؤدي ذلك إلى تحديث ملفات العناوين الخاصة بك.
4] اتصل بحسابات المستهلكين المتأخرة بشكل أكثر تكرارًا
لا يوجد قانون ينص على أنه يمكنك الاتصال بعميل المستهلك مرة واحدة فقط في الشهر. يتمتع القول المأثور القديم "العجلة الصارخة تحصل على الشحوم" بقدر كبير من المزايا عندما يتعلق الأمر بجمع حسابات العملاء المتأخرة. إنها لفكرة ممتازة الاتصال بالدافعين للمستهلكين المتأخرين كل 10-14 يومًا. سيؤدي القيام بذلك إلى تمكينك من تذكير عميل المستهلك دبلوماسيًا بشروط الدفع الخاصة بك.
5] استخدم ورقة الشيخوخة ، وليس مشاعرك
سمحت العديد من الشركات (أو الأشخاص ذوي النوايا الحسنة في موظفيها) بتقدم عمر حساب المستهلك إلى ما هو أبعد من وقت جمعه لأنه "شعر" أن العميل سيدفع في نهاية المطاف. في حين أن هناك عددًا قليلاً من الحالات المعزولة لمواقف غير عادية ، فإن الحقيقة هي أنه إذا لم يتم الدفع لك ، فإن شخصًا آخر يحصل على أجر. لذا التزم بخطة المتابعة المنهجية. ستعرف قريبًا من ينوي الدفع حقًا ومن لا يفعل ذلك. يمكنك بعد ذلك اتخاذ الإجراء المناسب بمجرد أن تعرف مكانك.
6] تأكد من تدريب موظفيك بشكل صحيح
حتى الموظفين "المتمرسين" يمكن أن يصبحوا في بعض الأحيان منهكين عند التعامل مع العملاء المستهلكين الجانحين. يحدث هذا عادة عندما يكون المدينون المستهلكون قد قدموا وعودهم بالدفع ثم نكثوا بها. تأكد من أن موظفيك حازمون ومهذبون عند التعامل معهم. يمكن لموظفي التحصيل أن يستفيدوا من تدريب خدمة العملاء لأنهم ، في الواقع ، يجب أن "يبيعوا" عملائك المستهلكين على أساس الفكرة التي تتوقع أن يتم الدفع لهم. تأكد من تدريب موظفي مجموعات المستهلكين ليس فقط على جلب الحساب الجاري ، ولكن أيضًا للحفاظ على حسن النية معهم.
7] الاحتفاظ بسجلات الدفع دقيقة وفي الوقت المناسب
بمجرد قبول عميل مستهلك جديد عن طريق الائتمان ، من المهم للغاية الاحتفاظ بسجلات دقيقة وفي الوقت المناسب في سجل الدفع الخاص بهم. إذا لاحظت أي انحراف عن أنماط الدفع السابقة ، وخاصة إذا أصبحت المدفوعات بطيئة بشكل غير عادي ، فإن المتابعة الفورية لها ما يبررها. لا يمنحك هذا تنبيهًا مبكرًا لمشاكل الدفع الوشيكة فحسب ، بل يمنحك أيضًا فرصة للتدخل المبكر إذا كان هناك تأثير خارجي.
8] اتبع قوانين التحصيل في ولايتك
في العديد من الولايات ، تخضع الشركات لقوانين التحصيل نفسها التي تخضع لها وكالات تحصيل المستهلكين. على سبيل المثال ، يعد الاتصال بالعملاء في ساعة غريبة أو الكشف لطرف ثالث أنهم مدينون لك بالمال مجرد زوجين من ممارسات التحصيل العديدة التي يمكن أن تسبب تداعيات خطيرة. إذا لم تكن متأكدًا ، فاتصل بوزارة المالية في ولايتك والتي تحكم وتراقب وكالات التحصيل. انقر